Microsoft Office Excel "Parte Practica"

Hola buenos tardes a todos, a continuación les pasare a mostrar las nuevas competencias que adquirí sobre Excel.

C43: Guardar documento

E1; Guardar documento con formato: Para realizarlo, debemos ubicarnos en las opciones de Excel, y en la pestaña "Guardar", seleccionamos entre las opciones que nos ofrece la lista desplegable que se ve en la imagen. De esta forma se podrá guardar con compatibilidad.

E2; Guardar documento con lapso de tiempo: En la misma pestaña, ubicado abajo de la opción anterior, se puede programar los minutos en los que queremos que el documento se guarde automáticamente y de esta forma salvar los datos con los que estábamos trabajando.

C44: Hojas iniciales
E1; Seleccionar hojas iniciales: Para esto debemos hacer clic en el botón “Inicio” y seleccionamos "Opciones de Excel". A continuación como muestra la imagen, podemos seleccionar la cantidad de hojas con la que empezamos un nuevo documento. También se pueden configurar varias aplicaciones como el tamaño, fuente, colores, etc.

C45: Estilo de referencia

Si observamos la imagen siguiente notaremos que Excel muestra letras para las columnas y números para las filas.

E1; Cambiar estilo de referencia: Nos dirigimos a las opciones de Excel y vamos a la pestaña "Fórmulas" y tildamos la opción "Estilo de referencia F1C1". 

De este modo cambiamos las letras de las columnas por números, como muestra la siguiente imagen.

C46: Función Solver

E1; Instalar complementos: Dentro de la pestaña "Complementos" se muestran todos los que están instalados y entre ellos está la función “Solver”, que sirve para determinar el valor máximo o mínimo de una celda cambiando otras celdas.

Luego seleccionamos las opciones que queremos que se instalen y aceptamos.

Después de un tiempo de instalación, ya queda la función instalada para su uso.

C47: Barra de Herramientas

E1; Personalizar Barra de Herramientas: En la pestaña "Personalizar" agregamos las opciones que más utilizamos y que nos parezcan más cómodas a la hora de usarlas.

C48: Función Enter

E1; Modificar la función de Enter: Nos ubicamos en la pestaña "Avanzada", ahí podemos seleccionar la función que queremos que cumpla la tecla “Enter” al presionarla. Entre ellas se puede optar por, que al oprimir la tecla, se dirija a la celda de abajo, la de la derecha, izquierda o arriba. 

C49: Autocompletar

E1; Habilitar función Autocompletar: En la misma pestaña, tildamos la opción "Habilitar Autocompletar para valores de celda". 

Esta opción es muy útil ya que completa automáticamente el texto que ingresamos en un campo, si se encuentra repetido anteriormente.

C50: Formulas en vez de resultados

E1; Mostrar formulas: Más abajo, dentro de las opciones, encontramos la de cambiar los resultados, y en vez de éstos, que se ubiquen las fórmulas que hicimos. Para activarla, sólo tildamos la opción y hacemos clic en Aceptar.

C51: Función SI

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

E1; Crear Tabla: Aquí se crea la tabla necesaria con todos los datos que vamos a usar.

E2; Usar función SI: Como ven en la imagen, esta función la podemos usar para, por ejemplo, saber la condición de alumnos de acuerdo a su nota, entonces una vez armada la tabla con los datos, en la columna siguiente escribimos: =SI(B2>=60;"Aprobado";"Reprobado").

De esta manera, y escribiendo la función en la primer celda (C2), podemos estirarla hasta donde termina la lista de alumnos y ésta se copiará y realizará en todas ellas.

C52: Función SI ANIDADA
Una función SI anidada es cuando una segunda función SI se coloca dentro de la primera de manera que pruebe alguna condición adicional.

E1; Crear tabla: Creamos la tabla que necesitamos y le agregamos todos los datos necesarios.

E2; Usar función SI ANIDADA: En un ejemplo que realizamos para la cátedra, se describen los productos en una columna, en otra la cantidad que fue adquirida por clientes y en la última, el descuento otorgado por la cantidad comprada.

Si es menor a 800 unidades, el descuento será del 20%, si es menor a 1000 un 30%, si es menor a 2000 unidades un 40% y si no es ninguna de las anteriores, un 50% de descuento.

Esto se puede lograr con una función “si anidada”, la cual de la misma forma que una función SI, la ingresamos en la primera celda (C2) y la estiramos para su resolución y copiado de formato. La cual quedaría asi:

=SI(B2<800;”20%”;SI(B2<1000;”30%”;SI(B2<2000;”40%”;”50%”)))

Dificultad: En este ejercicio, tuvimos la dificultad a la hora de ingresar la función  ya que siempre nos saltaba algún tipo de error y era porque no estaba bien formulada.

Error: El error que tuvimos, fue que no separábamos los términos con un punto y coma (;), ni tampoco cerrábamos todos los paréntesis al final de la fórmula, de esta forma no se podía concretar el ejercicio.

Reflexión: Este post me sirvió mucho para poder afianzarme mucho más con esta herramienta y así poder aprender nuevas terminologías que no sabía y son de mucha ayuda.

Fuentes:

F1: Material y apuntes otorgados en la cátedra de informática por el profesor Fabián Pedro Bertocchi sobre Excel 2007, de la carrera Administración de empresas, UADER, Septiembre 2013.

Microsoft Office Excel "Parte Teórica"

Hola buenos días a todos, a continuación verán el concepto de Excel junto con sus elementos y funciones.

Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras  gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es una tabla de información dispuesta en filas y columnas.

La primera incursión de Microsoft en el mundo de las hojas de cálculo (que permiten manipular datos numéricos en tablas formadas por la unión de filas y columnas) tuvo lugar en 1982, con la presentación de Multiplan. Tres años más tarde llegaría la primera versión de Excel.

Ante la demanda de una compañía que ya comercializaba un programa con el nombre de Excel, Microsoft fue obligada a presentar su producto como Microsoft Excel  en todos sus comunicados oficiales y documentos jurídicos.

Uno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus usuarios la posibilidad de personalizar sus hojas de cálculo mediante la programación de funciones propias, que realicen tareas específicas, ajustadas a las necesidades de cada uno, y que no hayan sido incluidas en el paquete original. A grandes rasgos, las opciones son dos: crear fórmulas en la misma celda de la planilla en cuestión, o bien utilizar el módulo de desarrollo en Visual Basic.

Fórmulas: Es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La misma debe empezar siempre con el signo =.

Funciones: Una función es una fórmula predefinida por Excel o por el usuario que opera con uno o más valores y devuelve un resultado en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es: 
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Algunas reglas más:

1. Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis y no hay que dejar espacios en blanco antes o después de ellos.
3. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
4. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;).

Ejemplo: =SUMA(B2:F3)

La función SUMA devuelve como resultado la suma de sus argumentos. Los ":" nos identifican un rango de celdas, así B2:F3 indica todas las celdas incluidas entre la celda B2 y la F3. 

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Aquellas funciones son:

• Fecha y Hora 

En varias funciones se verá que el valor que nos devuelve es un número de serie.

• Funciones de texto

Excel posee un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

• Funciones de búsqueda

Se utilizan para buscar algún dato que no conocemos.

• Funciones financiera

Excel es una de las mejores herramientas que trabajan con información y cálculos financieros, ofrece una amplia cantidad de funciones prediseñadas.

• Funciones Matemáticas y trigonométricas

Pueden ser: ABS (número) que devuelve el valor absoluto de un número. ENTERO (numero) que redondea el número al valor entero inferior más próximo.

• Funciones Estadísticas

Como PROMEDIO (número1;número2;...) que devuelve la media aritmética de la lista de valores.

• Funciones Lógicas

Como la función SI: SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) que devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición.

• Funciones de Información

Como puede ser ESERR (valor) que comprueba si un valor es un error.

Elementos de Microsoft Excel

Botón de Office

Barra de Opciones

Celdas

Barra de Fórmulas

Barra de Acceso Rápido

Errores que se producen en los datos de Excel

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un tipo de error según el procedimiento que estemos haciendo. Los tipos de errores son:

#¡NUM! Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¿NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡REF! Se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NULO! Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se cruzan.
#N/A Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡DIV/0! Cuando se divide un número por cero.

Reflexión: Esta herramienta es muy importante por la cantidad de uso que podes darle, y nos servirá constantemente en nuestro futuro, ya que en las empresas se utilizan mucho este software. 

Fuentes:

F1: http://definicion.de/excel/

F2: http://www.aulaclic.es/excel2007

F3: Material otorgado en la cátedra de informática por el profesor Fabián Pedro Bertocchi sobre Excel 2007, de la carrera Administración de empresas, UADER, Septiembre 2013.