Mas sobre la Practica de Excel

Hola buenas noches, a continuación les seguiré mostrando nuevas competencias que eh adquirido en Excel.

C53: Gráficos

E1; Insertar Gráfico: Una vez creada la tabla con los datos correspondientes, vamos a la pestaña Insertar y seleccionamos el gráfico que más nos sea útil.

E2; Insertar datos: En caso de que no hayamos ingresado los datos antes, en la pestaña "Datos" elegimos "Seleccionar Datos" y nos aparecerá un cuadro como el siguiente en el que debemos ingresar la información correspondiente.

Una vez que los datos ya fueron ingresados, procedemos a darle formato al gráfico.

E3; Dar formato al gráfico: En la pestaña Herramientas de Gráficos tenemos muchas opciones para diseñar el gráfico. Dentro de ella tenemos:

En la pestaña Diseño se encuentran:

En la pestaña Presentación se encuentran: 

En la pestaña de Formato se encuentran:

Este es el ejemplo de un gráfico que hicimos en la cátedra:

C54: Referencias

E1; Referencia relativa: Cambia si se copia la fórmula en otra celda.

E2; Referencia absoluta: Es fija, no cambian al copiar una fórmula de una celda en otra. Se utiliza el signo $.

E3; Referencia mixtas: Son una combinación de la absoluta y relativa.

C55: Inmovilizar Paneles
E1; Ir a la pestaña Vista: Estando posicionados sobre la celda deseada, vamos a vista.

E2; Seleccionar Inmovilizar Paneles: Dentro de esta opción podemos elegir la opción que más nos resulte adecuada.

De esta forma siempre vamos a ver el panel, así sea si subimos o bajamos en la hoja de datos.

C56: Función Hoy

E1; Usar función Hoy: Seleccionamos sobre la celda en la que queremos realizar la función, escribimos la siguiente sintaxis: =HOY(). De esta forma nos devuelve la fecha que está estipulada en la PC.

C57: Formato Condicional

E1; En Inicio hacemos clic en "Formato condicional": Una vez hecho este pasó, presionamos "Administrar regla" seguidamente de "Nueva regla".

Allí seleccionamos "Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan".

E4; Seleccionar formato: Ponemos el formato que nos pide la actividad, seleccionamos el color en este caso y presionamos "Aplicar".

C58: Concatenar

E1; Hacemos Clic en la celda para insertar la función.

E2; Luego vamos a Insertar Función en la barra de funciones y seleccionamos “Concatenar”.

E3; Completar los campos: En texto uno (1) seleccionamos, por ejemplo, el apellido de un cliente.

En el texto dos (2), el nombre del mismo.

Luego de esta acción, vemos como en la celda elegida anteriormente, se unen el apellido y nombre de los clientes. 

C59: Ordenar y filtrar

E1; Ir a la pestaña Inicio y hacer clic en “Ordenar y filtrar”: Luego elegimos el criterio que más nos guste para ordenar o filtrar la información en la hoja de datos.

C60: Función Validación

E1; Seleccionar Validación: Debemos posicionarnos en la celda en la que queremos desarrollar la función y hacemos clic en la pestaña "Datos", luego seleccionamos "Validación de datos" y nuevamente la misma opción.

Una vez hecho este paso, elegimos "Lista" en el cuadro de diálogo que aparece a continuación.

E2; Seleccionar el origen: Hacemos clic en el cuadro de "Origen", seleccionamos los campos que vamos a validar. Una vez hecho este paso vemos que aparecerá una lista desplegable con las opciones.

El mismo paso lo repetimos pero esta vez con la columna de los meses.

C61: Función Coincidir

E1; Poner en marcha la formula Coincidir: En la barra de fórmulas, hacemos clic en el ícono "Fx" y seleccionamos la fórmula COINCIDIR.

E2; Seleccionar Valor y Matriz Buscada: En el cuadro de diálogo que nos aparece al hacer clic en la función COINCIDIR, y en el campo "Valor_Buscado" seleccionamos la función Validación que creamos anteriormente.

Para el campo "Matriz_Buscada" seleccionamos los años 2010, 2011 y 2012:

En el último campo, "Tipo_de_coincidencia" ponemos el número 0, que quiere decir que el resultado sea exacto.

Le damos aceptar y ya está listo. 

Para la función Validación de los meses, repetimos los mismos pasos anteriormente mencionados, solo que en "Valor_Buscado" seleccionamos la lista desplegable de los meses y en "Matriz_Buscada" seleccionamos todos los meses de la columna en la tabla.

C62: Función Índice

E1; Poner en marcha la fórmula Índice: En la barra de fórmulas, hacemos clic en el icono "Fx" y seleccionamos la fórmula INDICE.

E2; Seleccionar forma Matricial: Una vez seleccionada la formula Índice, Excel nos pregunta si queremos usar la forma Matricial o de Referencia, que incluye esta fórmula. Usamos aquí la forma Matricial.

E3; Seleccionar los campos: En "Matriz" usamos todos los datos que le incorporamos a la tabla. En "Num_Fila" y "Num_Columna" seleccionamos las funciones Coincidir que creamos antes, respectivamente.

Una vez que le damos Aceptar, vemos que ya se ha creado la función Índice.

Al elegir el año 2011, y el mes de Mayo, vemos que se encuentran en la columna 2 y fila 5. Al seleccionar esos datos, la función Índice, nos da el número de, en este caso, cantidad de sillas fabricadas en Mayo de 2011.

Reflexión: En este post afiance varias competencias que no entendía y que son de mucha ayuda para nuestro futuro en las organizaciones.

Fuentes:

F1: Material y apuntes otorgados en la cátedra de informática por el profesor Fabián Pedro Bertocchi sobre Excel 2007, de la carrera Administración de empresas, UADER, Septiembre 2013.

Google Docs

Hola buenas noches a todos, a continuación les informare sobre la herramienta “Google Docs” y sus usos.

Google Docs

Google Docs es la alternativa gratuita a Microsoft Office que te ofrece Google para que hagas documentos, hojas de cálculo y presentaciones que se mantienen en una “nube”, esto es; sin necesidad de que tengas un procesador de palabras, programa para hojas de cálculo o programa para crear presentaciones en tu computadora y mantengas tu trabajo en la “nube”, accesible para el uso desde cualquier lugar y cualquier computadora con conexión a Internet. Al estar los documentos en Internet, tienes la opción de permitirles a más personas que editen los documentos, permitiéndote así tener colaboración a distancia en la creación y edición de documentos que se tengan que hacer en conjunto.

Para poder usar Google Docs debes de contar con una cuenta de Google.

En Google Docs básicamente puedes hacer lo siguiente:

·         Compartir documentos y colaborar en tiempo real.

·         Podes elegir quiénes pueden ver un documento en específico.

·         También podes compartir documentos instantáneamente y editar documentos simultáneamente con otros usuarios que estén conectados y usando el mismo documento.

·         Guardar y organizar tu trabajo de forma segura.

·         Podes editar y acceder a tus documentos donde quiera que estés, siempre y cuando tengas disponible una conexión a Internet y un navegador de Internet.

·         Los documentos se almacenan en la “nube”, eliminando riesgos de fallos de tu disco duro y ahorrándote la necesidad de hacer respaldos.

·         Los podes organizar en tantas carpetas como consideres necesarias, y también puedes guardar una copia de tus documentos en tu disco duro en formatos; DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF y HTML.

·         Controlar quién puede ver tus documentos.

·         También puedes publicar tus documentos como páginas web o publicarlo directamente en tu blog.

Por otro lado Google Docs, algo interesante es que también está disponible en las aplicaciones de los dispositivos “Android”.

A continuación les mostrare un video sobre como subir un archivo a Google Docs y copiar el link para subirlo a Blogger.

Reflexión: Con esta herramienta aprendí las buenas opciones de uso que te brinda, ya sea para compartir archivos con compañeros, modificar en vía online o descargar cosas de tu PC para no tenerla tan cargada.

Fuentes:

F1: http://aprenderinternet.about.com/od/ConceptosBasico/a/Que-Es-Google-Docs.htm

F2: http://www.youtube.com/watch?v=FogeGfDLC-8

Microsoft Office Excel "Parte Practica"

Hola buenos tardes a todos, a continuación les pasare a mostrar las nuevas competencias que adquirí sobre Excel.

C43: Guardar documento

E1; Guardar documento con formato: Para realizarlo, debemos ubicarnos en las opciones de Excel, y en la pestaña "Guardar", seleccionamos entre las opciones que nos ofrece la lista desplegable que se ve en la imagen. De esta forma se podrá guardar con compatibilidad.

E2; Guardar documento con lapso de tiempo: En la misma pestaña, ubicado abajo de la opción anterior, se puede programar los minutos en los que queremos que el documento se guarde automáticamente y de esta forma salvar los datos con los que estábamos trabajando.

C44: Hojas iniciales
E1; Seleccionar hojas iniciales: Para esto debemos hacer clic en el botón “Inicio” y seleccionamos "Opciones de Excel". A continuación como muestra la imagen, podemos seleccionar la cantidad de hojas con la que empezamos un nuevo documento. También se pueden configurar varias aplicaciones como el tamaño, fuente, colores, etc.

C45: Estilo de referencia

Si observamos la imagen siguiente notaremos que Excel muestra letras para las columnas y números para las filas.

E1; Cambiar estilo de referencia: Nos dirigimos a las opciones de Excel y vamos a la pestaña "Fórmulas" y tildamos la opción "Estilo de referencia F1C1". 

De este modo cambiamos las letras de las columnas por números, como muestra la siguiente imagen.

C46: Función Solver

E1; Instalar complementos: Dentro de la pestaña "Complementos" se muestran todos los que están instalados y entre ellos está la función “Solver”, que sirve para determinar el valor máximo o mínimo de una celda cambiando otras celdas.

Luego seleccionamos las opciones que queremos que se instalen y aceptamos.

Después de un tiempo de instalación, ya queda la función instalada para su uso.

C47: Barra de Herramientas

E1; Personalizar Barra de Herramientas: En la pestaña "Personalizar" agregamos las opciones que más utilizamos y que nos parezcan más cómodas a la hora de usarlas.

C48: Función Enter

E1; Modificar la función de Enter: Nos ubicamos en la pestaña "Avanzada", ahí podemos seleccionar la función que queremos que cumpla la tecla “Enter” al presionarla. Entre ellas se puede optar por, que al oprimir la tecla, se dirija a la celda de abajo, la de la derecha, izquierda o arriba. 

C49: Autocompletar

E1; Habilitar función Autocompletar: En la misma pestaña, tildamos la opción "Habilitar Autocompletar para valores de celda". 

Esta opción es muy útil ya que completa automáticamente el texto que ingresamos en un campo, si se encuentra repetido anteriormente.

C50: Formulas en vez de resultados

E1; Mostrar formulas: Más abajo, dentro de las opciones, encontramos la de cambiar los resultados, y en vez de éstos, que se ubiquen las fórmulas que hicimos. Para activarla, sólo tildamos la opción y hacemos clic en Aceptar.

C51: Función SI

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

E1; Crear Tabla: Aquí se crea la tabla necesaria con todos los datos que vamos a usar.

E2; Usar función SI: Como ven en la imagen, esta función la podemos usar para, por ejemplo, saber la condición de alumnos de acuerdo a su nota, entonces una vez armada la tabla con los datos, en la columna siguiente escribimos: =SI(B2>=60;"Aprobado";"Reprobado").

De esta manera, y escribiendo la función en la primer celda (C2), podemos estirarla hasta donde termina la lista de alumnos y ésta se copiará y realizará en todas ellas.

C52: Función SI ANIDADA
Una función SI anidada es cuando una segunda función SI se coloca dentro de la primera de manera que pruebe alguna condición adicional.

E1; Crear tabla: Creamos la tabla que necesitamos y le agregamos todos los datos necesarios.

E2; Usar función SI ANIDADA: En un ejemplo que realizamos para la cátedra, se describen los productos en una columna, en otra la cantidad que fue adquirida por clientes y en la última, el descuento otorgado por la cantidad comprada.

Si es menor a 800 unidades, el descuento será del 20%, si es menor a 1000 un 30%, si es menor a 2000 unidades un 40% y si no es ninguna de las anteriores, un 50% de descuento.

Esto se puede lograr con una función “si anidada”, la cual de la misma forma que una función SI, la ingresamos en la primera celda (C2) y la estiramos para su resolución y copiado de formato. La cual quedaría asi:

=SI(B2<800;”20%”;SI(B2<1000;”30%”;SI(B2<2000;”40%”;”50%”)))

Dificultad: En este ejercicio, tuvimos la dificultad a la hora de ingresar la función  ya que siempre nos saltaba algún tipo de error y era porque no estaba bien formulada.

Error: El error que tuvimos, fue que no separábamos los términos con un punto y coma (;), ni tampoco cerrábamos todos los paréntesis al final de la fórmula, de esta forma no se podía concretar el ejercicio.

Reflexión: Este post me sirvió mucho para poder afianzarme mucho más con esta herramienta y así poder aprender nuevas terminologías que no sabía y son de mucha ayuda.

Fuentes:

F1: Material y apuntes otorgados en la cátedra de informática por el profesor Fabián Pedro Bertocchi sobre Excel 2007, de la carrera Administración de empresas, UADER, Septiembre 2013.

Microsoft Office Excel "Parte Teórica"

Hola buenos días a todos, a continuación verán el concepto de Excel junto con sus elementos y funciones.

Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras  gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es una tabla de información dispuesta en filas y columnas.

La primera incursión de Microsoft en el mundo de las hojas de cálculo (que permiten manipular datos numéricos en tablas formadas por la unión de filas y columnas) tuvo lugar en 1982, con la presentación de Multiplan. Tres años más tarde llegaría la primera versión de Excel.

Ante la demanda de una compañía que ya comercializaba un programa con el nombre de Excel, Microsoft fue obligada a presentar su producto como Microsoft Excel  en todos sus comunicados oficiales y documentos jurídicos.

Uno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus usuarios la posibilidad de personalizar sus hojas de cálculo mediante la programación de funciones propias, que realicen tareas específicas, ajustadas a las necesidades de cada uno, y que no hayan sido incluidas en el paquete original. A grandes rasgos, las opciones son dos: crear fórmulas en la misma celda de la planilla en cuestión, o bien utilizar el módulo de desarrollo en Visual Basic.

Fórmulas: Es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La misma debe empezar siempre con el signo =.

Funciones: Una función es una fórmula predefinida por Excel o por el usuario que opera con uno o más valores y devuelve un resultado en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es: 
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Algunas reglas más:

1. Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis y no hay que dejar espacios en blanco antes o después de ellos.
3. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
4. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;).

Ejemplo: =SUMA(B2:F3)

La función SUMA devuelve como resultado la suma de sus argumentos. Los ":" nos identifican un rango de celdas, así B2:F3 indica todas las celdas incluidas entre la celda B2 y la F3. 

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Aquellas funciones son:

• Fecha y Hora 

En varias funciones se verá que el valor que nos devuelve es un número de serie.

• Funciones de texto

Excel posee un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

• Funciones de búsqueda

Se utilizan para buscar algún dato que no conocemos.

• Funciones financiera

Excel es una de las mejores herramientas que trabajan con información y cálculos financieros, ofrece una amplia cantidad de funciones prediseñadas.

• Funciones Matemáticas y trigonométricas

Pueden ser: ABS (número) que devuelve el valor absoluto de un número. ENTERO (numero) que redondea el número al valor entero inferior más próximo.

• Funciones Estadísticas

Como PROMEDIO (número1;número2;...) que devuelve la media aritmética de la lista de valores.

• Funciones Lógicas

Como la función SI: SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) que devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición.

• Funciones de Información

Como puede ser ESERR (valor) que comprueba si un valor es un error.

Elementos de Microsoft Excel

Botón de Office

Barra de Opciones

Celdas

Barra de Fórmulas

Barra de Acceso Rápido

Errores que se producen en los datos de Excel

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un tipo de error según el procedimiento que estemos haciendo. Los tipos de errores son:

#¡NUM! Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¿NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡REF! Se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NULO! Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se cruzan.
#N/A Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡DIV/0! Cuando se divide un número por cero.

Reflexión: Esta herramienta es muy importante por la cantidad de uso que podes darle, y nos servirá constantemente en nuestro futuro, ya que en las empresas se utilizan mucho este software. 

Fuentes:

F1: http://definicion.de/excel/

F2: http://www.aulaclic.es/excel2007

F3: Material otorgado en la cátedra de informática por el profesor Fabián Pedro Bertocchi sobre Excel 2007, de la carrera Administración de empresas, UADER, Septiembre 2013.