Las tablas dinámicas permiten realizar un resumen de datos agrupados, que puntualizan en forma concreta datos de una información. Es decir con una Tabla Dinámica se pueden hacer resúmenes de una base de datos, utilizándose para promediar, o totalizar datos.
Los componentes que contiene una tabla dinámica llamados
dimensiones, corresponden a los campos pertenecientes a la base de datos, cada
uno de los cuales resume múltiples filas de información de los datos
originales. A su vez, resume los datos utilizando las funciones matemáticas que
se especifiquen como SUMA, CUENTA, PROMEDIO, y demás. Se podrían incluir
automáticamente subtotales y totales generales o utilizar sus propias fórmulas
agregando campos y elementos calculados. Los llamados componentes son: páginas,
columnas, filas, y datos.
Para crear una tabla dinámica debemos partir de una base
de datos bien sea en un programa de almacenamiento de Información como Access,
SQL entre otros, o bien sea de un listado en Excel.
Pasos para crear una tabla dinámica desde un listado en
Excel:
- Posicionarse en un lugar de la base de datos.
- Hacer clic en la pestaña “Insertar” de la barra de herramientas.
- En la pestaña “Tablas” hacer clic en la opción “Tablas Dinámicas”.
- Se abrirá un cuadro donde se debe seleccionar el rango de datos o tablas y la ubicación de la tabla dinámica. Luego dar clic en “Aceptar”.
- Aparecerá otro cuadro en donde nos mostrará la lista de los campos seleccionados, allí se debe arrastrar cada campo en las áreas que se desea (filtro de informe, rótulo de fila, rótulo de columna y valores). En la siguiente imagen se explican los conceptos:
- Luego aparecerá la tabla creada, la cual se puede modificar haciendo clic en algunos de sus campos, o personalizar desde la pestaña “Herramientas de tabla dinámica” (Fichas de Opciones y Diseño).
Para
realizar el punto 6), debemos ir a “Herramientas de tablas dinámicas”, dentro
de esta pestaña nos aparecen las fichas “Opciones” y “Diseño”, los cuales
permiten personalizar la misma.
A continuación se muestran las opciones que nos brinda cada una de las fichas:
Para cambiar con rapidez el nombre personalizado de un campo o elemento se utiliza la etiqueta “Campo Activo”, los pasos a seguir para utilizar ésta etiqueta son los siguientes:
- Realizar una tabla dinámica y luego arrastrar los campos que se deseen al área “Valores” dos veces, para luego poder modificar uno.
- Posicionarse en cualquier celda del campo seleccionado dos veces.
- Hacer clic en la pestaña "Opciones" de la barra de herramientas y seguidamente en la etiqueta “Campo Activo”.
- Hacer clic en la opción "Configuración de Campo" donde aparecerá un cuadro en el que se debe elegir la pestaña “Resumir por” o “Mostrar valores como” para modificar los valores. Por ejemplo seleccionar en la opción mostrar valores como: “% del total” y dar “Aceptar”.
- Por último se podrá verificar que una de las columnas que contenía los campos seleccionados dos veces en un principio, mostrará valores en porcentaje (%), y la otra los valores originales.
Informe de tabla dinámica
Un informe de tabla dinámica es un tipo de
informe que permite interpretar datos de distintas maneras sin necesidad de
introducir fórmulas. Éstos informes son especialmente útiles si se quiere
delimitar un amplio conjunto de datos o analizar las relaciones entre puntos de
datos. Un informe de tabla dinámica es especialmente útil cuando tiene una
larga lista de cifras para sumar y los datos agregados o subtotales podrían
servir para mirar los datos desde perspectivas diferentes y comparar las cifras
de datos similares.
Algunas sugerencias:
- Organizar los datos en columnas porque los encabezados de las columnas se convierten en los campos que añades al informe de tabla dinámica.
- Arrastrar los campos a otras categorías para modificar los análisis de datos de forma rápida y sencilla.
- Las tablas dinámicas creadas en Microsoft Excel se pueden subir y convertir a hojas de cálculo de Google Docs, y los informes de tablas dinámicas creados en hojas de cálculo de Google se pueden descargar y convertir al formato de Microsoft Excel.
Si deseamos eliminar un informe de tabla dinámica debemos
realizar los siguientes pasos:
- Hacer clic en el informe de tabla dinámica.
- En la ficha “Opciones”, en el grupo “Acciones”, se debe hacer clic en el botón “Seleccionar” y a continuación, en el comando “Toda la tabla dinámica”.
- Por último presionar la tecla “Supr” o “Del”.
Gráfico dinámico
Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado
en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar
cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar
en la compresión de los datos de una tabla dinámica.
Si deseamos realizar un gráfico dinámico debemos respetar los siguientes pasos:
- Nos ubicamos en una celda en la tabla dinámica.
- Luego hacemos clic en la pestaña herramientas de tabla dinámica.
- Después en la pestaña "Opciones" para seleccionar "Gráfico dinámico".
- Allí elegimos el gráfico que queremos y ya está terminado.
- Luego podemos agregar, eliminar o seleccionar campos de acuerdo a las necesidades usando el panel de filtros de Gráfico dinámico que aparece en el lado derecho de la pantalla.
- Si se quiere cambiar la ubicación del gráfico hacemos clic en el botón “Mover Grafico” de la pestaña "Diseño".
- Si se quiere insertar un logo o una imagen dentro del gráfico, hacemos clic en la pestaña "Presentación" y después en el botón "Insertar" para seleccionar la imagen.
En este ejemplo les mostrare una tabla que representa las cantidades y porcentajes de ventas de "Carnes, pescados y mariscos" de una determinada empresa, con sus respectivos vendedores.
Luego de la tabla les paso a mostrar el gráfico dinámico que representa las ventas de "carnes, pescados y mariscos"de forma mas clara y sencilla, otorgándole en color azul a las carnes y en color celeste a los pescados y mariscos.
Ejemplo aplicado a la administración propuesto por el que les escribe:
En este ejemplo me base en una empresa llamada "La Alemanita S.R.L", en la cual se producen productos artesanales, básicamente dulces, los cuales son exportados a diferentes países.
La tabla de datos representa los productos, las cantidades vendidas, los países a ser exportados y el precio de venta por cada lote de productos.
Tabla de Datos
Luego en la tabla dinámica se ven expresados cada producto distinguido, con las cantidades vendidas, el país donde fue dada la mercadería y su precio final.
Tabla Dinámica
Reflexión: En esta actividad pude poner a prueba lo aprendido con Excel, y me fue muy útil para darme cuenta la cualidades que tiene esta herramienta y su poder de uso en las organizaciones. Tambien es de mucha utilidad para cualquier empresa que desea obtener información sobre algún criterio especifico.
Fuentes:
F1: Material y apuntes otorgados en la cátedra de informática por el profesor Fabián Pedro Bertocchi sobre Excel 2007, de la carrera Administración de empresas, UADER, Octubre 2013.
