Microsoft Office Access 2007

Hola buenas tardes a todos! A continuación pasare a contarles sobre la herramienta Access y sus características.

¿Qué es Access?

Microsoft Access es un sistema de gestor de base de datos relacionales para Windows. Es decir, un software que funciona bajo Windows y aprovechando las características y ventajas de dicho entorno gráfico, tiene por objeto la gestión de datos estructurados, con el fin de procesar y proporcionar la información precisa a los distintos usuarios del sistema. Por ejemplo, si su empresa se dedica a la venta de artículos de alimentación, con Access usted podrá organizar toda la información relativa a artículos, clientes, proveedores, facturas a cobrar y a pagar, datos de contabilidad, datos fiscales, control de stocks, etc. Una vez que usted organice e incorpore toda la información a una base de datos Access, podrá operar cómodamente para conocer en todo momento el estado de su negocio al instante y sin errores.

Access le proporciona herramientas que le permitirán hacer consultas para obtener exactamente la información deseada y en el formato que desea, bien sea un informe simple, o una tabla con apartados e información agrupada o clasificada por distintos conceptos. Usted sólo tendrá que mantener al día la base de datos incorporando las nuevas informaciones al sistema, por ejemplo cada vez que se efectúa un pedido, o cada vez que un cliente paga una cuenta pendiente. Y todo ello dentro del entorno gráfico de Microsoft Windows, que usted ya conoce y con el que se encuentra familiarizado. 

Principales componente de una base de datos

Campo: es el elemento más pequeño de información (conjunto de caracteres) de la que se compone una base de datos. Esta parte contiene un único dato, como por ejemplo un precio, un nombre, un tipo documental, un color, un número, etc. Todos los campos están identificados por un nombre de campo.

Registro: Los campos se disponen en conjuntos llamados REGISTROS. Cada registro está compuesto por los mismos campos, y en la misma disposición; solo cambia el contenido, pero permanece invariable la longitud y l ubicación de cada uno de los datos en todos los registros.

Tabla: Este conjunto de registros idénticos en cuanto a su formato, se agrupan en Access en lo que se denomina una TABLA. Por ejemplo, si el cuarto campo del registro es el precio, todos los registros de una misma tabla contendrán en ese lugar, distintos valores numéricos correspondientes al precio de cada producto o artículo.

La denominación de tabla se debe a su organización en forma de filas y columnas. Cada fila o renglón contiene los datos de un único registro, dispuestos uno al lado del otro, por lo que, siguiendo hacia abajo, en cada columna encontramos un determinado campo de cada uno de los registros de la tabla. Los nombres de los campos aparecen en la parte superior de la tabla y nos sirven como medio para hacer referencia al dato contenido en el campo.

Base de datos integral: también llamado archivo contenedor, porque en él, se agrupan todo lo necesario para el manejo de la información referente a un determinado tema: tablas, consultas, formularios, informes, macros, módulos, páginas. Estos elementos se denominan en Access objetos. Un OBJETO es algo que es posible seleccionar y manipular como una unidad identificable. 

Tipos de datos que se pueden utilizar en un campo de una tabla

Las tablas organizan los datos en columnas (campos) y filas (registros). Se observará la estructura de una tabla si se ingresa a la vista de diseño. En la primera columna se designa el nombre del campo, en la segunda, el tipo de datos y en la tercera, la descripción. En el panel inferior se determinan las propiedades del campo. Los tipos de datos que se pueden utilizar en una tabla son:

Texto: (Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono. Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamaño del campo (el menor de los dos valores). Microsoft Access no reserva espacio para la parte que no se utiliza de un campo de texto.

Memo: Texto extenso, o combinación extensa de texto y números. Hasta 65.535 caracteres. (Si el campo se manipula a través de DAO y sólo se va a almacenar en él texto y números [no datos binarios], el tamaño está limitado por el de la base de datos).

Numérico: Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Para obtener más información sobre la forma de establecer un tipo numérico específico, vea el tema de la propiedad Tamaño del campo. 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. de réplica).

Fecha/Hora: Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999. 8 bytes.

Moneda: Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. 8 bytes.

Auto numérico: Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar. Si desea más información, vea el tema de la propiedad Nuevos valores. 4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. la réplica).

Sí/No: Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). 1 bit.

Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access. Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco).

Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes: texto presentación: el texto que aparece en el campo o control. Dirección: ruta de acceso de un archivo (ruta UNC) o página (dirección URL).subdirección: posición dentro del archivo o página. La forma más sencilla de insertar una dirección de hipervínculo en un campo o control es hacer clic en el comando Hipervínculo del menú Insertar. Si desea más información, vea Escribir una dirección de hipervínculo en la vista Formulario o en la vista Hoja de datos. Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervínculo puede contener hasta 2048 caracteres.

Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el asistente para búsquedas a fin de poder crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor en otra tabla, consulta o lista de valores.

¿Qué es un índice en una tabla?

En bases de datos electrónicas disponemos de un recurso de ordenamiento un índice, que nos permite definir un ordenamiento y una clave de acceso particular para una determinada tabla de esa base.

Podemos decir que un índice nos permite:

• Leer o listar los registros de la tabla en un orden determinado. 
• Acceder a un determinado registro en forma directa.  
• Relacionar datos de distintas tablas.

Generalmente en Access se acostumbra identificar a cada registro con un campo por el cual indexaremos la tabla. Este campo se denomina Clave principal de la tabla.

Asignar una clave principal a una tabla tiene varias ventajas:

• Acelera la búsqueda de información. 
• Al abrir la tabla, los registros están ordenados automáticamente por la clave principal.
• Evita el ingreso de información duplicada. 
• No se puede elegir un campo Memo, OLE o Hipervínculo como clave principal.

¿Qué es una clave principal?

Para hacer realmente potentes las bases de datos relacionales, cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Esta información se denomina “clave principal de la tabla”. Una vez designada una clave principal Access impide que se almacenen valores duplicados o nulos en los campos de la clave principal.

Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa. Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal.

Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño. Se puede asignar más de una clave principal en una tabla, para eso se debe primero seleccionamos los campos, utilizando la tecla crtl, y luego hacemos clic en el icono de la clave principal que se encuentra en la barra de herramientas diseño.

Por ejemplo, un campo “Id” de cliente de la tabla Clientes podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Clientes es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.

¿Qué es y para que se utiliza una consulta?

Una consulta es una pregunta acerca de la información contenida en una o varias tablas.

Se pueden utilizar las consultas para ver y analizar datos, o como base para formularios e informes.

A la respuesta de la consulta se la denomina hoja de respuestas dinámicas.

Se le llama dinámica porque cualquier dato que se modifique en la mencionada hoja, es actualizado en las tablas correspondientes.

Una consulta no contiene datos sino que es un conjunto de instrucciones. Access utiliza dichas instrucciones para seleccionar y mostrar los registros en una o varias tablas.

Tipos de consultas que se pueden realizar en Access

Una consulta es una solicitud específica para la recuperación, creación, modificación o eliminación de información en una base de datos. Hay dos tipos básicos de consulta:

• Una consulta de selección es cualquier consulta que recupere información para mostrarla mediante una instrucción SQL SELECT. 
• Una consulta de acción es un procedimiento almacenado que inserta, modifica o elimina información mediante las instrucciones SQL INSERT, UPDATE y DELETE. (F1)

¿Qué es y para que se utiliza un formulario?

Un formulario es generalmente una hoja de papel en la que disponemos de lugares en blanco para introducir la información, con un campo separado para cada dato.

Los formularios pueden ser utilizados para ver y para modificar datos. Pueden ser diseñados para mostrar todos los campos de un registro en una sola pantalla (si la cantidad lo permite) y en el que podremos incluir también material gráfico (fotos) y sonidos.

Como un complemento, un formulario Access puede disponer de lo que se llama botones de comando. Pulsando estos botones se ejecutarán funciones o tareas que nos ayudarán a manejar la información.

¿Qué es un formulario como panel de control? Funciones y características

Un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. También puede usar un formulario como un panel de control que abra otros formularios e informes en la base de datos, o como un cuadro de diálogo personalizado que aceptar los datos del usuario y realiza la acción basada en la entrada.

La mayoría de los formularios están enlazados a una o varias tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) de la base de datos. El origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL o un procedimiento almacenado.) de un formulario hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un formulario contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que está basado.

Un formulario dependiente almacena o recupera los datos del origen de registros base. Otra información del formulario, con el título, la fecha y el número de página, se almacena en el diseño del formulario.

• Los elementos gráficos como, por ejemplo, líneas y rectángulos, se almacenan en el diseño del formulario. 
• Los datos proceden de los campos del origen de registros base. 
• Un cálculo procede de una expresión almacenada en el diseño del informe. 
• El texto descriptivo se almacena en el diseño del formulario.

El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante los objetos gráficos denominados controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.). El tipo de control más comúnmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto.

• Las etiquetas muestran texto descriptivo. 
• Los cuadros de texto muestran los datos de la tabla Productos e introducen datos en dicha tabla. 
• Un cuadro de texto utiliza una expresión para calcular un total.

También puede abrir un formulario en la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico para analizar los datos. En dichas vistas, puede cambiar dinámicamente el diseño de un formulario para presentar los datos de diferentes maneras. Puede reorganizar los encabezados de filas, encabezados de columnas y campos de filtro hasta que obtenga el diseño deseado. Cada vez que modifica el diseño, el formulario actualiza inmediatamente los datos a partir de la nueva organización.

• En la vista Tabla dinámica, puede ver los datos de detalles o datos resumidos organizando los campos en las áreas de filtros, filas, columnas y detalles. 
• En la vista Gráfico dinámico, puede mostrar visualmente los datos al seleccionar un tipo de gráfico y ver los datos organizando los campos en las áreas de filtros, series, categorías y datos. (F2)

¿Qué es y para que se utiliza un informe?

Un informe es información, organizada según el criterio que hayamos introducido, impresa o visualizada en pantalla. La variedad de formas en que se puede presentar la información es casi infinita.

Mediante un informe podemos mostrar la información en detalle, separada por grupos por ejemplo, (los que pertenecen a cada provincia) con sus correspondientes totales, y dentro de ellos los sub-grupos correspondientes a las distintas localidades de cada provincia.

¿Qué se debería tener en cuenta a la hora de diseñar una base de datos?

Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demás objetos que formarán la base de datos, es importante diseñar la base de datos. Un buen diseño de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz. Los pasos básicos a seguir para diseñar una base de datos son:

Determinar la finalidad de la base de datos: El primer paso para diseñar una base de datos de Microsoft Access es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.

Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos: Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen.

No es necesario que diseñe las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente sea más conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales:

- Una tabla no debe contener información duplicada y la información no debe duplicarse entre las tablas.

Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente. Por ejemplo, probablemente desee almacenar la dirección y el número de teléfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla.

- Cada tabla debe contener información sobre un asunto.

Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, puede mantener la información acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la información sobre el cliente.

Determinar los campos que se necesitan en las tablas: Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:

• Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla. 
• No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión).
• Incluya toda la información que necesite. 
• Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).

Identificar los campos con valores exclusivos: Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.

Determinar las relaciones entre las tablas: Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas.

Puede resultar útil ver las relaciones de una base de datos bien diseñada existente. Para ver las relaciones de la base de datos de ejemplo Neptuno, abra la base de datos Neptuno.mdb y en el menú Herramientas elija Relaciones.

Precisar el diseño: Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.

Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla. Observe si puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.

Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos: Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los objetivos de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, macros y módulos que desee.

Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access: Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a precisar el diseño de la base de datos. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y reestructurar una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario.

El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estas recomendaciones y sugerencias.

Dificultad: esta herramienta fue de mucha complicación ya que nunca la había visto ni trabajado en mi vida y ni siquiera estaba en mi computadora, lo cual complico mi aprendizaje hacia ella.

Reflexión: esta nueva herramienta me sirvió mucho para adquirir nuevos conocimientos ya que desconocía esta importante herramienta, la cual es muy útil para las empresas y su organización.

Fuentes:

F1: http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/diferentes-tipos-de-consultas-adp-HP003083925.aspx. Sitio Google. Fecha 10/07/2013.

F2: http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#crear. Sitio Google. Fecha 10/07/2013.