Leavitt - Adminitración - Sistema de Información - Sistema Administrativo

Hola buenos días a todos, a continuación les pasare a contar sobre los distintos conceptos relacionados a la Administración, sus relaciones y sus ejemplos correspondientes.

El modelo de LEAVITT nos permite analizar los cambios producidos en la gestión, basándose en la idea de que ningún cambio se puede producir de forma aislada.Este modelo plantea cuatro subsistemas que funcionan como variables interdependientes: TECNOLOGÍA – TAREAS – PERSONAS – ESTRUCTURA. Lo cual indica que un cambio en alguna de las áreas, exige cambios en las demás, independientemente de la relación existente.

Contribuye a la disminución de la complejidad de la gestión del proceso de implantación de nuevas tecnología, facilitando la identificación sistémica de los componentes afectados por la decisión estratégica.

Administración de las Organizaciones

Si las organizaciones se las conceptualiza como entes o entidades tendientes a satisfacer diversos tipos de demandas (objetivos individuales, sociales y organizacionales) y en donde sus componentes interactúan fuertemente conformando un sistema Socio-Técnico en el cual se desarrolla diversas y varias actividades, se requiere de una función que sea la encargada, de mediar sus propósitos, fijar sus objetivos y organizar sus recursos a fin de obtener los resultados deseados. Todo este proceso lleva a la Administración, la cual juntando todos estos conceptos se define, como “un proceso que consiste en la planeación, organización, dirección y control para así lograr alcanzar los objetivos determinados, utilizando para ellos recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y técnicas sistematizadas.”

Un ejemplo de Administración puede ser, llevar la base de datos de todos los estudiantes de FCG UADER de forma organizada, mediante una base de datos en Excel, para que de esta forma les queden el control de sus estados y sus calificaciones.

Por otro lado, si se considera a las actividades, decisiones e información como componentes del sistema de administración, puede decirse que Sistema Administrativo “es aquella función que por medio de determinados procesos y actividades, que incluyen información y decisión, hace posible la obtención de los objetivos de las organizaciones.”

Todo Sistema Administrativo debe entenderse como un sistema que a través del procedimiento de todos los elementos administrativos, producen la información necesaria para todos los niveles de la organización y que además, provea los archivos y registros necesarios para generar aquella información.

Un sistema Administrativo se comporta como un gran procesador de información en el cual la captación y recopilación de datos se realizan de varias fuentes, tanto internos como externas. El mismo, procesa todos los datos captados produciendo diversas salidas que se interpretan tomándose decisiones basadas en esa información.

Un ejemplo a los Sistemas Administrativos es, un conjunto de soportes en donde se documentan decisiones específicas, se transmiten, conservan y registran; los cuales pueden ser formularios, registros, páginas web, etc.

La información se mueve por toda la organización, pero lo hace bajo un esquema definido. Todo sistema administrativo depende de ese flujo de información, que se organiza bajo una entidad abstracta denominada Sistema de Información. Este sistema es el canal por el cual los datos circulan de una persona o sector hacia otros, proporcionando servicios a todos sus componentes en forma tal que estos puedan realizar sus tareas con eficiencia.

Para finalizar este tema, los Sistemas de Información, se definen como “un extenso sistema integrado y coordinado de personas, equipos y procedimientos que transforman los datos en información, a fin de apoyar las actividades de las organizaciones tales como las operaciones, la administración y la toma de decisiones, de modo que aquellas se desarrollen más eficientemente.

Funciones básicas de los sistemas de Información (F2)

La descripción de los componentes físicos de un sistema de información no explica adecuadamente que hace el sistema; otra forma de describir un sistema de información es a través de sus funciones básicas.

Los sistemas de información de diferentes organizaciones presentan características muy disimiles entre sí, diferenciándose en sus entradas, salidas, en sus procesos de transformación y en la disposición de sus componentes.

A continuación les otorgare un esquema donde se explica los componentes y funciones básicas de los sistemas de información:

                                                                                               

Un ejemplo a los Sistemas de Información, pueden ser los Sistemas de Procesamiento de transacciones (TPS), que gestionan la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.

Reflexión: Como conclusión hacia estos temas, es que todos estos conceptos tienen un fin en común, que es llevar delante de forma organizada la administración de una entidad o empresa. Todos estos conceptos necesitan estar relacionados ya que si uno no lo está, la organización empezara a impactar negativamente.

Fuentes:

F1: Material y apuntes otorgados en la cátedra de informática por el profesor Fabián Pedro Bertocchi sobre Excel 2007, de la carrera Administración de empresas, UADER, Octubre 2013.
F2: Volpentesta Jorge R. (2004): "Sistemas administrativos y sistemas de información , Buyatti Osmar, Bs. As. 1era edición. 

Daigram.ly

Hola buenas noches a todos, a continuación les describiré la herramienta “Diagram.ly” y sus importantes usos.

Diagram.ly es un servicio que podemos instalarlo en Google Chrome como una aplicación más, que nos ofrece un interesante panel con el que podemos realizar dibujos, esquemas de redes, diagramas, organigramas, lluvias de ideas, diagramas UML, dibujar esquemáticos de circuitos, modelar procesos de negocio o realizar un diagrama de flujo. Lógicamente, si podemos almacenar nuestros dibujos en Google Drive, tendremos que vincular nuestra cuenta de Google para poder acceder al servicio y, una vez dentro, directamente podremos ponernos a trabajar.

El funcionamiento es bastante sencillo y, en cierta medida, nos puede recordar a aplicaciones de escritorio como Dia o Microsoft Visio (salvando ciertas distancias, claro está) puesto que iremos arrastrando y soltando elementos de la biblioteca de objetos predefinidos (que es bastante completa, incluyendo un buen número de imágenes y cliparts) y las uniremos con las líneas y flechas disponibles. Además podremos importar plantillas para ahorrarnos algo de tiempo (usando archivos XML) y exportar todos nuestros diseños en múltiples formatos (PNG, GIF, JPG, PDF, XML y SVG, es decir, formato vectorial). (F1)

C71: Crear diagramas en Diagram.ly

E1; Crear diagramas: Para este paso debemos ir al sitio web www.diagram.ly o a www.draw.io como también lo indica el video más adelante.

C72: Exportar en diagram.ly

E1; Guardar documentos: Para esto debes ir a archivo y luego hacer clic en “Exportar”.

Luego de esto se abrirá un cuadro de dialogo donde podrás elegir la forma de guardado, para también luego poder volver a modificarlo si es necesario.  

C73: Importar en diagram.ly

E1; Abrir archivo: Esta opción se usa cuando tienes algún diagrama creado y lo quieres modificar, lo cual debes ir a como en el paso anterior, a archivo y en vez de exportar, haces clic en importar y se abrirá un cuadro de dialogo donde podrás cargar el archivo deseado.

A continuación les mostrare un video interesante sobre la utilización de Diagram.ly en la mayoría de sus funciones:

          (F2)

Ejemplo Datos - Información - Conocimiento - Sabiduría

En el diagrama que les mostrare a continuación, se observa el dato que es un aviso periodístico en donde se busca un empleado que cubra un puesto de trabajo en una empresa, luego, este dato se transforma en información cuando un usuario concurre a la entrevista laboral y se informa de las tareas que debe realizar, para que después lo convierta en conocimiento al analizar esa información y considerarse o no apto para ese puesto, y una vez hecho esto, se logra la sabiduría porque a través del conocimiento y la experiencia que traía de otros trabajos logró que lo contraten y tener éxito en ese puesto. 

Reflexión: Teniendo en cuenta que es una aplicación web, encuentro a Diagram.ly como una aplicación bastante útil y, sobre todo, sencilla de manejar y con buenos resultados de uso. Poder almacenar todo nuestro trabajo en Google Drive es un punto muy interesante porque nos permitirá tener nuestro trabajo disponible desde cualquier ubicación y, por tanto, podremos reutilizarlo como plantilla para nuevos proyectos como futuros administradores.

Fuentes:

F1: http://bitelia.com/2012/09/diagramly-esquemas-google-drive

F2: http://www.youtube.com/watch?v=vDQBjzPHeTc

Sistemas de Información

Hola buenas noches a todos, a continuación les hablare sobre los "Sistemas de Información  y sus características principales.

Concepto de Sistema
Un Sistema es un conjunto de partes que están integradas con el propósito de lograr un objetivo.
Un sistema tiene más de un elemento. Un volante no es un sistema, pero es una parte vital de un sistema muy conocido que se llama automóvil.
Debe existir una relación lógica entre las partes de un sistema. Los sistemas mecánicos y electrónicos, como son las lavadoras, los juegos de video, tienen muchos componentes que trabajan juntos. Un sistema de administración de personal cuenta con procedimientos integrados para contratar y adiestrar empleados.

El propósito de lograr algún objetivo en común
El sistema se diseña para alcanzar uno o mas objetivos. Todos los elementos del sistema deben estar ligados y controlados de manera que se logre el objetivo del sistema.
Si definimos al sistema como un conjunto de elementos íntimamente interrelacionados, podemos agregar que los sistemas artificiales casi siempre han sido creados para alcanzar propósitos u objetivos y son, por tanto, sistemas orientados y, como tales, de naturaleza tecnológica por lo tanto un sistema es un plan diseño o método de organización cuya finalidad es lograr algún propósito.

Características fundamentales de los sistemas
a) Sinergia, o sea el sistema tomado globalmente posee propiedades que no tienen sus partes, tomadas individualmente. Esto es, el sistema tiene una capacidad de actuación mayor o menor que la de la suma de sus partes.
b) Equifinalidad, es decir, la posibilidad de utilizar diferentes caminos o medios para llegar a un mismo fin, lo cual le permite una gran variedad de comportamientos.
Un sistema de información recoge, procesa, almacena, analiza y difunde información para lograr un objetivo específico.

Objetivos
Puede decirse que un sistema tiene dos tipos de objetivos: los intrínsecos y los asignados.
Los objetivos intrínsecos son los propósitos que el sistema adquiere con su propia conformación y que constituye parte de su naturaleza. Generalmente se trata de propósitos muy básicos, derivados de la forma de interacción de sus partes.Los objetivos asignados son los que se imponen al sistema o una modificación al mismo, para que realice las funciones necesarias a fin de lograr un objetivo.

Definición de Sistemas de Información y sus actividades básicas
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
Es el conjunto total de procedimientos, operaciones, funciones y difusión de datos o información en una organización.
Las tres partes fundamentales de un sistema de procesamiento electrónico de datos son el sistema de computación, el sistema de numeración y el sistema Operativo.
Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen: 

• El equipo computacional, es decir, el hardware es necesario para que el sistema de información pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas. 
• El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere. 
• Los datos o información fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que necesita él sistema de información para generar como resultado la información que se desea. 
• Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son la parte del software del sistema de información que hará que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan. 

Componentes del Sistema de Información

Un Sistema de Información realiza diferentes actividades como: almacenamiento, procesamiento y salida de información. A continuación se definirán cada una de estas actividades. 

• Entrada de Información: La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Así, un Sistema de Control de Clientes podrá tener una interfase automática de entrada con el Sistema de Facturación, ya que toma las facturas que genera o elabora el Sistema de Facturación como entrada al Sistema de Control de Clientes. 
• Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratón, entre otras. 
• Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM). Sin embargo, existen otras formas de almacenamiento. 
• Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base. 
• Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesados de los clientes. 

Objetivos del Sistema de Información

Algunos de los principales objetivos de los sistemas de información, son:
1. Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomas decisiones acertadas y mejorar la relación entre los recursos de la empresa.

2. Garantizar información exacta y confiable, así como su almacenamiento de tal forma que este disponible cuando se necesite.

3. Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeación, control y toma de decisiones en sus empresas.

Clasificación de los Sistemas de Información

La clasificación de los sistemas de información se realiza teniendo en cuenta sus características similares. Esta clasificación permite identificar diferentes sistemas, analizarlos, plantear nuevos sistemas etc. Entre las clasificaciones se encuentran:
1. Por estructura organizacional: se clasifican a lo largo de líneas estructuradas. Dentro de estos se encuentran los sistemas para divisiones, departamentos, unidades de operación e incluso para empleados individuales.

2. Por área funcional: para todas las tareas rutinarias o repetitivas que se desarrollan en la empresa y que son esenciales para la operación de la organización. Ejemplo: sistema de información contable, sistema de información de comercialización, sistema de información de recursos humanos.

3. De acuerdo con la ayuda brindada: apoyan a los gerentes en la toma de decisiones o a empleados administrativos al momento de entregar un informe. Ejemplo gráficas, tablas, etc.

Reflexión: Los Sistemas de Información reúnen en sí, una gran cantidad de ideas, enfoques y matizaciones diferentes, dependientes del contexto intelectual, y profesional, del investigador que lo enfrente. Son muy importantes en las organizaciones porque al interactuar entre todos sus componentes en conjunto, como los procedimientos, operaciones, funciones e informaciones, forman un todo organizado y hacen a la organización más estable y productiva. 

Fuentes:
F1: http://fccea.unicauca.edu.co/old/siconceptosbasicos.htm

TIC´S en las Organizaciones

Hola buenas tardes a todos, a continuación les hablare sobre las TIC´S en las Organizaciones, en este caso básicamente en las Bibliotecas.

Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), a veces denominadas nuevas tecnologías de la información y la comunicación (NTIC) son un concepto muy asociado al de informática. Si se entiende esta última como el conjunto de recursos, procedimientos y técnicas usadas en el procesamiento, almacenamiento y transmisión de información, esta definición se ha matizado de la mano de las TIC, pues en la actualidad no basta con hablar de una computadora cuando se hace referencia al procesamiento de la información. Internet puede formar parte de ese procesamiento que, quizás, se realice de manera distribuida y remota. Y al hablar de procesamiento remoto, además de incorporar el concepto de telecomunicación, se puede estar haciendo referencia a un dispositivo muy distinto a lo que tradicionalmente se entiende por computadora pues podría llevarse a cabo, por ejemplo, con un teléfono móvil o una computadora ultra-portátil, con capacidad de operar en red mediante Comunicación inalámbrica y con cada vez más prestaciones, facilidades y rendimiento. (F1)

Las TIC´S aplicadas a las Bibliotecas

Las tecnologías de la información y la comunicación son las fuerzas motrices del cambio; el acceso a, y el uso eficaz de la información y del conocimiento, tecnologías y servicios varios constituyen herramientas esenciales para aun desarrollo económico y social sostenible a nivel individual, comunitario, nacional, internacional. El acceso a la información y al conocimiento resulta en una mejora de la calidad de vida siempre que exista un marco que lo posibilite. Las bibliotecas y archivos han sido creados para asegurar la accesibilidad a largo plazo de la información registrada. Eso es lo que hacen ahora y lo que seguirán haciendo en el futuro. Esto significa que, su actividad consiste en que adquieren, catalogan o procesan, organizan, ofrecen para el uso y preservar el material disponible al público. Esta es la función distintiva de la biblioteca. Nada de esto cambia en el mundo digital, pero si cambia el equilibrio de poder entre las funciones esenciales. No se pone en duda el valor permanente del documento manuscrito o impreso, o el de la biblioteca convencional como lugar donde la gente se encuentra para satisfacer algunas de sus necesidades culturales, pero la mayor parte de la información aparece en formato digital desde su nacimiento. Es esencial que la biblioteca de hoy cambie hacia la implementación del concepto de biblioteca digital y haga de ello parte de su estrategia de desarrollo. Una biblioteca digital es un servicio de información en el cual todos los recursos informativos están disponibles en formato electrónico y las funciones de adquisición, almacenamiento, preservación, recuperación, acceso y comunicación del documento se llevan a cabo usando tecnología digital. Debemos tener en cuenta que la biblioteca debe afianzar su papel clave en la emergente sociedad de la información y el conocimiento como un lugar que asegure la preservación y la migración de información de cara a hacerla utilizable para todos los que la necesiten, esto es, no solo mantener  su función tradicional, sino también reforzarla considerablemente, es decir, ingresar al mundo digital como protagonista pleno. Encontramos, entonces, nuevas denominaciones para esta entidad. Hoy en día hablamos de bibliotecas electrónicas, digitales y virtuales. (F2)

Para finalizar me gustaría destacar, que la implementación de las TIC´S en las Bibliotecas de todo el mundo, harían una mejora organizacional, lo que profundizaría el estudio con más facilidad.

A continuación les mostrare un video sobre cómo mejora la educación utilizando las TIC´S en las bibliotecas escolares:

                            (F3)

Reflexión: Como conclusión a este tema opino que sin ninguna duda, el uso de las TIC´S es muy importante en esta Organización como en cualquier otra, brindándoles a estas un mayor confort de uso y lo más importante una mejor organización de la misma.

Fuentes:

F1:http://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3%ADas_de_la_informaci%C3%B3n_y_la_comunicaci%C3%B3n

F2: http://es.scribd.com/doc/34290710/LAS-TICs-Y-SU-IMPACTO-EN-LAS-BIBLIOTECAS

F3:http://www.youtube.com/watch?v=n-y-8Nwsl0w

Conclusion de Microsof Excel

La conclusión a este post se basa en ¿Qué tipo de usuario de Excel soy? Esto se debe al aprendizaje que obtuvimos cada uno en la catedra de informática y la forma de usar la herramienta Excel adecuadamente.

A continuación pasare a contarles como lo describe a los niveles de Excel una página observada en internet:

• El primer nivel de usuario básico, “el principiante”, es aquel que conoce los rudimentos de Excel y las funciones más sencillas, como SUMA, PROMEDIO, CONTAR, etc. Por lo general tiende a crear hojas que replican formularios que llevaba en forma manual. El énfasis está puesto en el formato de la hoja más que en la funcionalidad.

• El segundo nivel de usuario básico, “el intermedio”, conoce y comprende el uso de funciones de búsqueda como BUSCARV, INDICE y COINCIDIR. Conoce y usa Autofiltro y esto lo lleva a entender la necesidad de organizar los datos en forma tabular (listas en términos de Excel 2003, tablas en términos de Excel 2007).

• El primer nivel de “usuario avanzado” usa Excel tanto para crear modelos de cálculo como para administrar datos. Usa funcionalidades avanzadas como nombres (en especial para rangos dinámicos), Filtro Avanzado, Validación de Datos y Formato Condicional. Usa funciones como DESREF y SUMAPRODUCTO.

• EL segundo nivel de usuario avanzado, “el súper usuario”, conoce y usa para sus modelos funciones matriciales y tablas dinámicas y, lo más importante, comprende cuando deben ser usadas. Además tiene ya suficiente conocimientos de Vba para agregar macros y tal vez desarrollar funciones definidas por el usuario (UDF) sencillas.

Reflexión: De acuerdo a estos niveles que eh observado, yo me considero que estoy en el segundo nivel de usuario básico ya que manejo correctamente las aplicaciones descriptas en ese lugar como las funciones simples y demás. También me considero un poquito nivel avanzado, porque según se clasifican se hacer validación de datos, realizo tabla dinámicas y funciones matriciales.  

Fuentes:
F1: http://jldexcelsp.blogspot.com.ar/2009/04/tipos-de-usuarios-de-excel.html. Sitio Google, Fecha 22/10/2013.

Finalizando con Microsoft Excel

Hola buenas noches a todos, a continuación les pasare a mostrarles las ultimas competencias de Excel que eh adquirido en la cátedra.

C63: Función MAX

Esta función es utilizada para ver el mayor número en una tabla de datos.
Para ello, escribimos =MAX y (seleccionamos el rango de números entre los cuales deseamos encontrar el mayor).

C64: Función MIN
En esta función al contrario que la anterior, buscamos el número mínimo, y lo hacemos mediante, =MIN (numero1; numero2).

A continuación vemos la una tabla con los meses y años proporcionados, y el máximo y mínimo de horas aplicando aquí las funciones MIN y MAX.

Dificultad 1: mi dificultad en esta función fue que no sabía cómo arrastrar la celda y que la función se copiara a los siguientes años. Esto lo solucione mirando algunos videos.

Error 1: el error de aquí como lo mencione anteriormente, fue que al correr las celdas no se copiaba la funciona y era porque no la había anclado la referencia.

C65: Función COCIENTE

Viendo la imagen anterior, utilice esta función cuando buscaba el total de productos fabricados al año. En donde tome el total de horas de un año, y se divide por 2, que eran las horas en las que se fabricaba un producto.

En este caso sería =COCIENTE(C18;2) Donde C18 es la celda que contiene el total de 2010, que es 967.

C66: Función PROMEDIO

Aquí sacamos el promedio de horas por mes y por día.

En el caso de las horas por mes es =PROMEDIO(C6:C17), lo cual es el rango del año 2010, desde el mes de enero a diciembre.

Para el promedio de las horas por día realice otra tabla, en la que se divide las horas de un mes, por 15, que eran los días que se trabajaba al mes.

Finalizado esto, queda terminada así:

La sintaxis sería =PROMEDIO(C6/15), en donde C6 es la celda que contiene a enero de 2010 en la tabla anterior y 15 son los días de trabajo al mes.

Ahora bien, una vez realizada esta tabla, volvemos a la pregunta y escribimos la sintaxis=PROMEDIO(C24:C35)/15. El rango de C24:C35 sería las celdas desde enero a diciembre de la segunda tabla creada, y 15 son los días de trabajo. Así, quedaría realizado el promedio:

Dificultad 2: mi dificultad aquí fue que no comprendía como realizar la función promedio para sacar la cifra, hasta que comprendí que la mejor forma era armar una tabla como anexo y que incluya todos los datos necesarios para realizar la función.

Error 2: mi error aquí fue que antes de hacer la tabla anexo, realice muchas funciones de diferentes formas ya que, no podía lograr el criterio solicitado.

C67: Función SUMA

Para el total de horas de marzo a septiembre, solo escribimos en la celda correspondiente =SUMA y (seleccionamos el rango desde el mes de marzo al de septiembre).

Para buscar el total de productos de Marzo a Septiembre, usamos la función COCIENTE vista anteriormente, y usamos el total de horas, sacado en la función anterior, y las horas de trabajo por producto que eran 2.

Luego de todas estas funciones realizamos un gráfico para representar la cantidad de horas por años. 

C68: Formularios
E1; Insertar controles: debemos ir a la pestaña “Programador” y seleccionamos "Insertar", donde tenemos varios controles para añadir.

                                   













E2; Modificar Controles: para modificarlos, debemos hacer clic derecho sobre ellos y seleccionamos “Formato de control”, donde se abre un cuadro de diálogo como el mostrado a continuación, en el cual también podemos cambiarle el nombre, elegir colores y darle el formato que más nos guste.

Por otro lado, se pueden elegir entre distintas opciones la inserción de cuadros combinados:

E3; Insertar cuadro combinado: en la opción “insertar”, elegimos cuadro combinado y lo dibujamos en el libro.

E4; Insertar referencias: en otras celdas, ingresamos las referencias para esta opción. Como por ejemplo clientes 1, 2, 3 y 4.

E5; Editar control: para esto hacemos clic derecho sobre él y seleccionamos “formato de control”, donde se abrirá un cuadro de diálogo y en el debemos ir a la pestaña "Control" y buscamos lo siguiente: 

Rango de Entrada y seleccionamos las celdas en las que escribimos las referencias. Luego Vincular con la Celda, en donde hacemos clic sobre el cuadro combinado creado anteriormente.

De esta forma, al hacer clic sobre el cuadro, podremos elegir entre algunas opciones:

Reflexión 1: Es de mucha utilidad  estos controles a la hora de hacer un formulario o factura en Excel para presentarles a los clientes de una determinada empresa, ya sea Monotributista o Responsable inscripto. 

C69: Subtotal
Son de mucha utilidad a la hora de querer visualizarlos en una tabla de datos extensa.

E1; Ordenar datos: una vez cargados los datos necesarios en la tabla, los ordenamos de la A a la Z o viceversa yendo a la opción que mostramos a continuación:

E2; Aplicar subtotal: ubicados en la pestaña datos seleccionamos subtotal. Vemos como se agregara la respectiva columna a la tabla:

En el margen izquierdo, vemos las opciones para minimizar los subtotales.

Reflexión 2: Esta opción es muy útil para cuando tenemos tablas con mucha cantidad de datos y se podría utilizar, para saber las ventas de distintas sucursales de una identidad grande, en sus distintos periodos.

C70: Formula Matricial

E1; Aplicar formula Matricial: una vez que tengamos los datos cargados en la tabla, en este caso se quiere saber el total que debe pagar este cliente por la cantidad de productos adquiridos. Lo que permite esta fórmula, es, que en vez de multiplicar cada producto por su precio unitario, se use la sintaxis: =SUMA(C2:C5*D2:D5). Pero antes dar el ok debemos obtener el resultado, seleccionando en nuestro teclado; CTRL + SHIFT + ENTER, para activar la formula matricial. De esta forma, nos tira el total de la multiplicación de los productos adquiridos por su precio unitario.

                                                                                             (F2)

Dificultad 3: la dificultad aquí fue al momento de usar esta fórmula, ya que no nos salía cuando lo practicamos en el aula, porque no sabíamos cómo usar esta función o donde encontrarla, pero con la ayuda del profesor pudimos resolverlo.

Reflexión 3: Esta fórmula se puede aplicar como en el ejemplo que propuse, para saber el total de cantidades de productos que fueron adquiridos por algún cliente en su compra por cantidad.

Fuentes:

F1: Material y apuntes otorgados en la cátedra de informática por el profesor Fabián Pedro Bertocchi sobre Excel 2007, de la carrera Administración de empresas, UADER, Octubre 2013.
F2: Foto extraída del blog de Brian Erbes, en loa competencia de "Formula Matricial",octubre 2013. 

Tabla Dinamica "Actividad Nº 10"

Hola buenos tardes a todos, a continuación pasare a mostrarles la actividad teórica y practica numero 10 sobre Excel otorgada por el profesor.

Las tablas dinámicas permiten realizar un resumen de datos agrupados, que puntualizan en forma concreta datos de una información. Es decir con una Tabla Dinámica se pueden hacer resúmenes de una base de datos, utilizándose para promediar, o totalizar datos.

Los componentes que contiene una tabla dinámica llamados dimensiones, corresponden a los campos pertenecientes a la base de datos, cada uno de los cuales resume múltiples filas de información de los datos originales. A su vez, resume los datos utilizando las funciones matemáticas que se especifiquen como SUMA, CUENTA, PROMEDIO, y demás. Se podrían incluir automáticamente subtotales y totales generales o utilizar sus propias fórmulas agregando campos y elementos calculados. Los llamados componentes son: páginas, columnas, filas, y datos.

Para crear una tabla dinámica debemos partir de una base de datos bien sea en un programa de almacenamiento de Información como Access, SQL entre otros, o bien sea de un listado en Excel. 

Pasos para crear una tabla dinámica desde un listado en Excel:

• Posicionarse en un lugar de la base de datos.
• Hacer clic en la pestaña “Insertar” de la barra de herramientas.
• En la pestaña “Tablas” hacer clic en la opción “Tablas Dinámicas”.
• Se abrirá un cuadro donde se debe seleccionar el rango de datos o tablas y la ubicación de la tabla dinámica. Luego dar clic en “Aceptar”. 

 

• Aparecerá otro cuadro en donde nos mostrará la lista de los campos seleccionados, allí  se debe arrastrar cada campo en las áreas que se desea (filtro de informe, rótulo de fila, rótulo de columna y valores).  En la siguiente imagen se explican los conceptos:

•      Luego aparecerá la tabla creada, la cual se puede modificar haciendo clic en algunos de sus campos, o personalizar desde la pestaña “Herramientas de tabla dinámica” (Fichas de Opciones y Diseño).

Para realizar el punto 6), debemos ir a “Herramientas de tablas dinámicas”, dentro de esta pestaña nos aparecen las fichas “Opciones” y “Diseño”, los cuales permiten personalizar la misma.

A continuación se muestran las opciones que nos brinda cada una de las fichas:

Para cambiar con rapidez el nombre personalizado de un campo o elemento se utiliza la etiqueta “Campo  Activo”, los pasos a seguir para utilizar ésta etiqueta son los siguientes:

•       Realizar una tabla dinámica y luego arrastrar los campos que se deseen  al área “Valores” dos veces, para luego poder modificar uno.

•          Posicionarse en cualquier celda del campo seleccionado dos veces.

•         Hacer clic en la pestaña "Opciones" de la barra de herramientas y seguidamente en la etiqueta “Campo Activo”.

•        Hacer clic en la opción "Configuración de Campo" donde aparecerá un cuadro en el que se debe elegir la pestaña “Resumir por” o “Mostrar valores como” para modificar los valores. Por ejemplo seleccionar en la opción mostrar valores como: “% del total” y dar “Aceptar”.

•      Por último se podrá verificar que una de las columnas que contenía los campos seleccionados dos veces en un principio, mostrará valores en porcentaje (%), y la otra los valores originales.

Informe de tabla dinámica

Un informe de tabla dinámica es un tipo de informe que permite interpretar datos de distintas maneras sin necesidad de introducir fórmulas. Éstos informes son especialmente útiles si se quiere delimitar un amplio conjunto de datos o analizar las relaciones entre puntos de datos. Un informe de tabla dinámica es especialmente útil cuando tiene una larga lista de cifras para sumar y los datos agregados o subtotales podrían servir para mirar los datos desde perspectivas diferentes y comparar las cifras de datos similares.

Algunas sugerencias:

• Organizar los datos en columnas porque los encabezados de las columnas se convierten en los campos que añades al informe de tabla dinámica.
• Arrastrar los campos a otras categorías para modificar los análisis de datos de forma rápida y sencilla.
• Las tablas dinámicas creadas en Microsoft Excel se pueden subir y convertir a hojas de cálculo de Google Docs, y los informes de tablas dinámicas creados en hojas de cálculo de Google se pueden descargar y convertir al formato de Microsoft Excel. 

Si deseamos eliminar un informe de tabla dinámica debemos realizar los siguientes pasos:

• Hacer clic en el informe de tabla dinámica.
• En la ficha “Opciones”, en el grupo “Acciones”, se debe hacer clic en el botón “Seleccionar” y a continuación, en el comando “Toda la tabla dinámica”.
• Por último presionar la tecla “Supr” o “Del”. 

Gráfico dinámico

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la compresión de los datos de una tabla dinámica.

Si deseamos realizar un gráfico dinámico debemos respetar los siguientes pasos:

•  Nos ubicamos en una celda en la tabla dinámica. 
• Luego hacemos clic en la pestaña herramientas de tabla dinámica.
• Después en la pestaña "Opciones" para seleccionar "Gráfico dinámico".
•  Allí elegimos el gráfico que queremos y ya está terminado.
• Luego podemos agregar, eliminar o seleccionar campos de acuerdo a las necesidades usando el panel de filtros de Gráfico dinámico que aparece en el lado derecho de la pantalla.
• Si se quiere cambiar la ubicación del gráfico hacemos clic en el botón “Mover Grafico” de la pestaña "Diseño".
• Si se quiere insertar un logo o una imagen dentro del gráfico, hacemos clic en la pestaña "Presentación" y después en el botón "Insertar" para seleccionar la imagen. 

Ejemplo propuesto por nuestro grupo Nº 3:
En este ejemplo les mostrare una tabla que representa las cantidades y porcentajes de ventas de "Carnes, pescados y mariscos" de una determinada empresa,  con sus respectivos vendedores. 

Luego de la tabla les paso a mostrar el gráfico dinámico que representa las ventas de "carnes, pescados y mariscos"de forma mas clara y sencilla,  otorgándole en color azul a las carnes y en color celeste a los pescados y mariscos. 

Ejemplo aplicado a la administración propuesto por el que les escribe:
En este ejemplo me base en una empresa llamada "La Alemanita S.R.L", en la cual se producen productos artesanales, básicamente dulces, los cuales son exportados a diferentes países. 
La tabla de datos representa los productos, las cantidades vendidas, los países a ser exportados y el precio de venta por cada lote de productos. 

Tabla de Datos

Luego en la tabla dinámica se ven expresados cada producto distinguido, con las cantidades vendidas, el país donde fue dada la mercadería y su precio final.  

Tabla Dinámica 

Reflexión: En esta actividad pude poner a prueba lo aprendido con Excel, y me fue muy útil para darme cuenta la cualidades que tiene esta herramienta y su poder de uso en las organizaciones. Tambien es de mucha utilidad para cualquier empresa que desea obtener información sobre algún criterio especifico.

Fuentes:
F1: Material y apuntes otorgados en la cátedra de informática por el profesor Fabián Pedro Bertocchi sobre Excel 2007, de la carrera Administración de empresas, UADER, Octubre 2013.